BASES DE DATOS : 3 CLAVES PARA UNA GESTIÓN EFICAZ

Violeta Zapata

Las bases de datos son una fuente de negocio y riqueza para las compañías. Esta máxima es aplicable a cada tipo de empresa, así como a cada uno de sus departamentos, independientemente del sector al que pertenezcan. A día de hoy, cualquier negocio que quiera ocupar un lugar relevante en el tejido empresarial, necesita contar con estas fuentes de información claves en su actividad diaria. De esta aglomeración de datos parten las estrategias más eficaces, los resultados más efectivos y además, suponen una optimización de recursos a varios niveles.

Para que las BBDD sean verdaderas fuentes de riqueza para una marca y su reputación, lo realmente relevante es saber cómo gestionarlas y exprimir todo su potencial en la actividad diaria de comunicación y relaciones públicas.

Todos los departamentos de comunicación y relaciones públicas cuentan con bases de datos, pero lo principal, es saber trabajarlas y entender que toda esta información almacenada, es la piedra angular de la actividad diaria de cualquier departamento dentro del sector.

La información es poder, y para los expertos en comunicación y relaciones públicas, la gestión de bases de datos de periodistas y medios es parte fundamental en la estrategia para definir cómo y dónde queremos que se hable de nuestra marca. Click Para Twittear

Antes de pincelar tres consejos que consideramos clave para una gestión efectiva de BBDD, es imprescindible puntualizar cómo el nuevo RGPD ha impactado en la forma en la que almacenamos datos en el ejercicio de la comunicación y las relaciones públicas. Al fin y al cabo, aunque no es una actividad marketiniana con objetivos de venta, la nueva Ley de Protección de Datos Europea nos marca unas pautas que buscan ofrecer a la población un mayor control de la información que las empresas guardan sobre ellos, y que se extiende a la actividad comunicativa que se genera entre las marcas y los periodistas.

TRES CLAVES DE UNA BUENA GESTIÓN DE BASES DE DATOS

BASES DE DATOS -

  • SEGMENTAR 

SEGMENTAR Para organizar de forma efectiva una base de datos, lo primero que debemos hacer es establecer niveles o categorías. Por ejemplo, no sólo se deben definir categorías generales como: medios online u offline, generales o especializados… Para ello, es determinante reflexionar previamente sobre la estructura de esta base de datos a través de categorías más específicas que nos permitan segmentar e identificar grupos de medios o periodistas más concretos. Esto será de gran ayudar para desarrollar campañas de comunicación eficaces al reducir costes de tiempo y permitir adaptar nuestros mensajes a grupos influyentes bien identificados.

Para una buena segmentación, se necesita invertir tiempo en definir cómo queremos agrupar los diferentes contactos y posteriormente, añadir los tags de estas categorías a cada medio y contacto incluido en nuestra base de datos. Así, un periodista o medio concreto puede pertenecer a un grupo de categorías que se jerarquicen de conceptos más generales a más concretos. Por ejemplo: (medio especializado) – (medio especializado en el sector automóvil ) – (medio especializado en el sector automóvil de La Rioja).

 

  • ACTUALIZAR

ICONO ACTUALIZAR BASES DE DATOS Tradicionalmente, la forma de acumular los datos de medios y periodistas en los distintos departamentos de comunicación y agencias, se ha llevado a cabo a través de herramientas manuales como el gran conocido programa de excel. La manera de actualizar estos datos no nos permite compartir estas actualizaciones, a menos que reenviemos el documento actualizado a todas las personas o departamentos que puedan necesitar recurrir a esa base de datos. Un proceso que, además de costoso en términos de tiempo, responde a unos niveles de seguridad cuanto menos cuestionables.

Con el uso de herramientas adecuadas, estas bases de datos son compartidas en tiempo real entre los usuarios. De esta manera, las actualizaciones de toda la información sobre nuestros periodistas y medios son accesibles a todos aquellos que tengan los permisos de acceso a estas bases de datos. Como consecuencia, no duplicamos el trabajo y además, los cambios quedan almacenados y compartidos con procesos de seguridad adecuados.

 

  • PERSONALIZAR

ICONO ACTUALIZAR BASES DE DATOS Independientemente del número de personas que componen un departamento de comunicación o relaciones públicas, el valor que nos aportan las bases de datos, bien trabajadas, no reside únicamente en la información que tenemos de nuestros contactos. Un gran valor añadido que nos aportan herramientas desarrolladas específicamente para estas gestiones de BBDD en comunicación, es la capacidad de registrar todas las acciones que hemos llevado a cabo con cada periodista o medio.

Este aspecto es fundamental para poder analizar en qué punto de relación está nuestra marca con distintos medios y periodistas, así como para compartir con todos los miembros del equipo las diferentes tomas de contacto y coberturas que hemos conseguido a través de las distintas acciones. Por ejemplo, tomar notas compartidas con todo el equipo en una plataforma sincronizada, evitará que se hagan llamadas duplicadas a periodistas. Otro ejemplo de este beneficio, es la rapidez a la que acceden los profesionales de distintas áreas de comunicación de una misma empresa, a todo el histórico sobre acciones y relaciones que se han generado entre la marca y las distintas voces influyentes de interés.

¡Ahora que conoces los tres consejos básicos para crear y mantener eficazmente tus bases de datos, estás más que preparado para impulsar tus estrategias de comunicación.!

Marketing and Communication Manager Violeta Zapata

The plurality of roles she has carried out, since the beginning of her professional career, give her a global and complete vision of the sector. She began his career in radio, writing, editing and broadcasting news. Later, she joined as an account executive in different agencies, where she carried out the planning and execution of communication and public relations strategies. In recent years, she has completed her training with specialized courses in Social Media and Digital Marketing that allow her to complete her work profile offline and online.

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